Exploiter un OCR de qualité

La copie PDF des factures papier peut être obtenue avec un un scanner. Si celui-ci est fourni avec un logiciel OCR de qualité (ce qui désormais courant) on obtient un PDF incluant les textes. Ce type de PDF est baptisé différemment en fonction des fabricants de scanners : PDF interrogeable, PDF de recherche ou PDF d’indexation… Il s’agit de PDF incluant l’image et les données du document d’origine. Ce type de PDF est exploitable en entrée du logiciel FORMLAD-G.

Exploiter les factures électronique / factures PDF

Maintenant il y plus simple encore : exploiter les factures PDF envoyées par vos fournisseurs. Il faut songer que vos fournisseurs ont tout intérêt à vous facturer par voie électronique. Mais ce qu’ils ignorent sans doute c’est que cela peut devenir encore plus intéressant pour vous. En effet si votre fournisseur vous envoie des factures qu’il génère au format PDF avec son logiciel de facturation (par exemple son ERP, Excel …) il n’y a plus besoin de scanner ni d’ OCR : la facture PDF peut être déposée directement en entrée du logiciel FORMLAD-G qui réalisera la lecture automatique de façon optimale (en évitant les erreurs imputables à un quelconque OCR).

Associer une GED avec un workflow de bon à payer

Lorsqu’une facture est électronique à l’origine, d’un point de vue légal c’est un document original au même titre qu’un document papier mais à condition de pouvoir authentifier l’émetteur et de pouvoir vérifier son intégrité ; c’est à cela que sert la signature électronique. Cependant vous devrez être attentif à la manière dont vous archiverez les factures électroniques afin de vous assurer de pouvoir les présenter en cas de contrôle et de faire la preuve de leur origine. Pour cela un logiciel de gestion électronique de documents  peut vous aider.  Si ce logiciel GED est doté d’un workflow, cela vous permettra de mettre en place un système de bon à payer avec tous les avantages que cela suppose.

Précautions
Pour les factures ayant des originaux papiers, le choix d’une dématérialisation nécessite des précautions car vous transformez l’original papier en image électronique… De façon générale, pour que vos archives électronique puissent avoir une valeur probante, il faudra se renseigner sur l’état de l’art dans le domaine de l’archivage à vocation probatoire.