Une lecture automatique basée sur l’ OCR des factures fournisseurs ou sur le fichier PDF

Le logiciel FORMLAD-G peut s’appuyer sur l’ OCR des factures fournisseurs papier. Ou bien mettre à profit les factures reçues au format PDF. Ce logiciel recueille les données présentes dans les factures suivant le principe de la Lecture Automatique de Documents. Les données recueillies peuvent être les numéros des factures, les dates, les montants, les taxes et l’ensemble des détails nécessaires. Il permet de recueillir les prix unitaires, les désignations et les quantités par référence ou par article. Dans ce cas la lecture des factures s’effectue ligne par ligne et vous obtenez des données exploitables par votre logiciel de comptabilité. L’intégration automatique des données dans votre logiciel de comptabilité vous évite la saisie manuelle.

OCR LAD factures fournisseurs

Capture étendue aux détails des lignes de chaque facture

  • Capture des entêtes et du pied de la facture
  • Lecture du corps de la facture ligne par ligne : codes articles, prix unitaires, quantités, montants
  • Gestion des factures de plusieurs pages (Gestion de la rupture / séparation entre les factures numérisées)
  • Création de scripts de vérification
  • Capture des données d’indexation N° de facture, nom du client,  N° de SIRET…
  • Capture des dates, montants, TVA et autres taxes, devises…
  • Dictionnaire de correspondance entre les données de la facture et la codification spécifique à votre logiciel de comptabilité, votre ERP…

    OCR des factures fournisseurs : zoom sur les données capturées - LAD
    Le détail des factures est capturé par OCR et LAD, les données sont recueillies ligne par ligne. Les données peuvent être importées dans votre logiciel de comptabilité ou votre ERP.

Le R.O.I. de la dématérialisation des factures fournisseurs

Le logiciel FORMLAD-G  permet de créer des automatismes pour capturer le contenu des factures fournisseurs. Afin de les imputer dans votre comptabilité. Le fait d’éliminer les saisies manuelles chronophages permet d’envisager la dématérialisation avec la certitude d’un retour sur investissement rapide. On peut, en effet, calculer le temps passé pour saisir les factures afin de comparer le coût salarial à celui du logiciel.

La source des documents est un PDF incluant les données de la facture

La qualité de l’ OCR des factures fournisseurs peut permettre une restitution des écritures comptables à partir des documents numérisés. Le logiciel FORMLAD-G peut donc s’appuyer sur l’ OCR des factures fournisseurs reçues par la poste ou sur les factures  reçues au format PDF requis.  Différentes terminologies sont utilisées pour désigner les PDF obtenus par scan et “OCRisation”.  Elles  varient suivant les marques de scanners et de multifonction : PDF d’indexation*, PDF de recherche, PDF de textes, PDF interrogeable, PDF/A…   Si votre scanner ne le permet pas, l’acquisition d’un logiciel OCR sera nécessaire en complément. Car FORMLAD-G a besoin de ce type de PDF en entrée. Si vos fournisseurs vous envoient les factures au format PDF, elles sont très certainement déjà au format requis pour alimenter FORMLAD-G.

*PDF d’indexation, PDF/A, PDF interrogeable, PDF de recherche, searchable PDF, PDF OCRisé, PDF de textes … sont des termes équivalents qui désignent des PDF incluant les données (en plus de l’image du document scanné). Si votre scanner ne permet pas d’obtenir ce type de PDF, alors un logiciel d’ OCR sera nécessaire en complément. La fonction permettant de produire un PDF d’indexation est fréquemment proposée avec les scanners et les multifonctions commercialisés depuis plusieurs années. Les OCR fournis avec les scanners sont généralement efficients et permettent de produire un PDF qui inclue les données de la facture avec une fidélité suffisante.