Les ERP et les applications métier ne disposent pas de fonctions GED suffisantes pour archiver et indexer l’ensemble des documents. Interfacer GED et applications métier vous permettra de tirer un meilleur parti de vos outils et d’en étendre les usages. En plus des données d’indexation on  pourra recueillir d’autres données. Par exemple les écritures comptables présentes sur les factures fournisseurs. Les données extraites pourront être introduites dans votre votre logiciel de comptabilité fournisseurs.

Intégrer la GED dans votre SI

Intégrer une brique de GED dans votre Système d’Information et l’interfacer avec vos applications métier présente de sérieux avantages :
– Accès direct à la GED et aux informations présentes sur les documents (BDC, factures, BL …) ;
– Possibilité d’appeler tous les documents en rapport avec un un processus métier ;
– Consultation des décisions et actions accomplies en rapport avec les documents (workflow) ;

Communication entre GED et applications métier

Le logiciel FORMINDEXEUR permet de capturer des données précises dans les documents produits par vos applications et dans les documents que vous recevez de l’extérieur. Les données d’indexation sont utilisées pour alimenter la base de données de la GED. Des données telles que le code client ou la date permettent d’établir le lien entre les données de l’application métier et les archives électroniques. Ce qui facilite la création de connecteurs et d’interfaces.

Capture des données sur les documents sortants

Les factures, bons de commande et autres documents transactionnels produits par les applications métiers peuvent être interceptés afin de capturer les données d’indexation avec FORMINDEXEUR.

Capture des données sur les documents reçus

Le logiciel FORMINDEXEUR permettra également de capturer les données d’indexation sur les documents reçus. Le logiciel FORMLAD-G permettra d’accomplir la lecture automatique des factures fournisseurs et des documents dont la présentation est stable (bons de commande, bons de livraison…). FORMLAD-G extrait les écritures comptables directement à partir de documents pour ne plus avoir à les saisir manuellement. Les données capturées peuvent être importées dans votre logiciel de comptabilité, votre ERP ou tout logiciel métier qui autorise l’importation de données.

Indexation automatique des documents bureautiques

Les e-mails et les travaux bureautiques réalisés à partir de modèles de documents (sous Word™ ou Excel™ par exemple) peuvent être indexés en automatique : au moment de l’enregistrement au format PDF, FORMINDEXEUR s’appuiera sur la mise en page pour capturer les données pertinentes pour l’indexation.