La dématérialisation c’est le principe de supprimer le papier au profit de l’électronique. Dématérialiser les factures pour les envoyer aux clients au format PDF intéresse toutes les entreprises. En effet les économies réalisables sont importantes notamment sur les frais d’affranchissement et le temps passé à la mise sous pli. En plus ça ne consomme quasiment pas de ressource humaine. Autre avantage : la dématérialisation assure une meilleure traçabilité.

La facture électronique en tant que document fiscal

On peut transmettre une facture électronique à un client. Dans ce cas elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue et conservée sous son format électronique. Autrement dit, la facture doit être électronique de bout en bout et non pas imprimée puis archivée dans une armoire. La facture électronique permet de moderniser le système de facturation. La facture électronique transmise par mail au format PDF et signée avec le type de certificat adéquat (obtenu auprès d’un organisme certificateur) est acceptée par l’administration fiscale. Mais seulement dans la mesure où l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture sont garanties. Et cela à partir du moment de son émission jusqu’à la fin de sa période de conservation.  Les articles 289 V et VI du C.G.I. précisent les règles à respecter tout en s’inscrivant le cadre des directives européennes.

Facturation électronique pour les clients qui le souhaitent et  facture papier pour les autres

Certains de vos clients préfèrent recevoir leurs factures par e-mail, d’autres par fax et d’autres sous forme d’imprimés envoyés par la poste. Les logiciels FORMDISPATCH et FORMSIGN-PDF permettent de satisfaire les préférences de chacun d’entre eux. Les factures seront, suivant les cas, routées par e-mail, par fax ou par impression en fonction des éléments présents dans la page (adresse e-mail, numéro de fax, désignation de l’imprimante). FORMDISPATCH vous fait donc bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures (facturation électronique) tout en continuant à satisfaire les exigences des clients qui privilégient le format papier. Router les documents par e-mail aux clients qui l’acceptent permet de réaliser des économies et de gagner du temps. Les clients eux-mêmes sont de plus en plus nombreux à privilégier ce mode de réception. FORMSIGN-PDF permet de sceller vos factures PDF avec le certificat électronique que vous achèterez auprès d’un organisme certificateur.