La dématérialisation des documents envoyés

La dématérialisation des documents envoyés au clients et notamment la dématérialisation des factures intéresse toutes les entreprises car les économies réalisables sont importantes : économies sur les frais d’affranchissement, temps passé à la mise sous pli… En plus de cela, c’est nettement plus rapide et ça ne consomme quasiment pas de ressources humaines. De plus la dématérialisation assure une meilleure traçabilité. La facture dématérialisée est considérée comme un document fiscal au même titre que son ancêtre au format papier. Cependant scanner un documents papier ne suffit pas à le transformer en un document recevable par l’administration fiscale.

La dématérialisation des documents reçus

La dématérialisation des documents reçus (également appelés documents entrants) peut concerner le processus de numérisation des documents réceptionnés au format papier; mais elle est également associée aux procédés d’archivage et aux routines de travail qui se déroulent avec la version dématérialisée du document. Les tâches accomplies autour de ces documents sont importantes puisqu’elle se rapportent au différents processus métier. Des solutions de gestion électronique de documents intégrant un workflow permettent de rationaliser et d’optimiser ces travaux

Le logiciel  FORMVISUALL est une Gestion Electronique de Documents qui intègre un workflow paramétrable pour offrir une visibilité sur les tâches accomplies et les décisions prises par rapports aux documents. Des modules complémentaires permettent d’archiver en automatisant au maximum l’indexation des documents. FORMVISUALL intègre des fonctionnalités destinées à optimiser et fiabiliser les routines métiers : alertes par mail, workflow de bon à payer, workflow d’approbation,  moteur de recherche multicritère, mémorisation des recherches courantes, sécurisation…