La dématérialisation c’est le principe de supprimer le papier au profit de l’électronique.  Dématérialiser les factures pour les envoyer aux clients au format PDF intéresse toutes les entreprises car les économies réalisables sont importantes : économies sur les frais d’affranchissement, temps passé à la mise sous pli.. En plus de cela, c’est nettement plus rapide et ça ne consomme quasiment pas de ressources humaines. D’autre part la dématérialisation assure une meilleure traçabilité.

Une source d’économies rapides : la dématérialisation des factures clients

  • Suppression des frais postaux
  • Elimination des coûts liés à l’impression et à la mise sous pli

Facturation électronique pour les clients qui le souhaitent et facture papier ou fax pour les autres

Certains de vos clients veulent recevoir leurs factures par e-mail, d’autres par fax et d’autres sous forme d’imprimés envoyés par la poste. Le logiciel FORMDISPATCH permet de satisfaire les préférences de chacun d’entre eux. Les factures seront, suivant les cas, routées par e-mail, par fax ou par impression en fonction des éléments présents dans la page (adresse e-mail, numéro de fax, désignation de l’imprimante).
FORMDIPATCH vous fait bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures (facturation électronique) tout en continuant à satisfaire les exigences des clients qui privilégient le format papier. Router les documents par e-mail aux clients qui l’acceptent permet de réaliser des économies et de gagner du temps. Les clients eux-mêmes sont de plus en plus nombreux à privilégier ce mode de réception.

La comptabilisation automatique des factures fournisseurs

Le logiciel FORMLAD-G lit les données de vos factures fournisseurs de manière automatique. La génération d’écritures comptables se fait à partir des données présentes dans les factures fournisseurs (directement depuis la facture PDF ou via un OCR). Les données peuvent être intégrées dans votre logiciel de comptabilité ou dans votre ERP.

Gestion des factures fournisseurs – Bon à payer

Plusieurs logiciels de la suite FORMULARY sont destinés orientées Purchase-to-Pay en intégrant des fonctions de lecture automatique des factures et des bons de livraison. Le workflow permet de déployer un système de « bon à payer » .

Le traitement manuel des factures fournisseurs génère des pertes temps et l’entreprise risque de ne pas respecter les délais de paiement légaux de paiement. Ce qui peut engendrer des pénalités. Le logiciel FORMVISUALL permet d’automatiser les choses pour optimiser et fiabiliser la gestion des bons à payer :

  • Les factures fournisseurs sont scannées
  • L’archive électronique de la facture sert de support aux différents traitements d’indexation
  • Le workflow d’approbation permet de créer des circuits de paiement

Le traitement en masse des factures fournisseurs

Pour optimiser davantage le traitement des factures fournisseurs FORMVISUALL et ses modules permettent le traitement en masse des factures fournisseurs :

  • Numérisation et archivage
  • Indexation automatique
  • Recherches simples et multicritères

Le logiciel FORMLAD-G permet de créer des automatismes pour capturer le contenu des factures fournisseurs. Ce qui est une façon d’aborder la dématérialisation des factures reçues avec la certitude d’un retour sur investissement rapide. En effet chacun peut facilement calculer le temps consacré à la saisie. Il est donc facile de calculer le temps nécessaire pour rentabiliser l’investissement. La rapidité du retour sur investissement d’une solution de Lecture Automatique de Documents telle que FORMLAD-G sera notre meilleur argument pour vous convaincre d’introduire ensuite la GED dans votre entreprise. Car, au-delà de la saisie automatique, c’est l’archivage et le workflow qui permettront de déployer un système de gestion d’achat efficace.