La dématérialisation c’est le principe de supprimer le papier au profit de l’électronique.

La dématérialisation des factures de vos clients

Dématérialiser les factures pour les envoyer aux clients au format PDF intéresse toutes les entreprises car les économies réalisables sont importantes : économies sur les frais d’affranchissement, temps passé à la mise sous pli.. En plus de cela, c’est nettement plus rapide et cette dématérialisation assure une meilleure traçabilité.

Une source d’économie avec la dématérialisation des factures clients

  • Suppression des frais postaux et des coûts liés à l’impression
  • Plus de mise sous pli, suppression du papier…

Facturation électronique pour les clients qui le souhaitent et facture papier ou fax pour les autres

Certains de vos clients veulent recevoir leurs factures par e-mail, d’autres par fax et d’autres sous forme d’imprimés envoyés par la poste. Le logiciel FORMDISPATCH permet de satisfaire les préférences de chacun d’entre eux. Les factures seront, suivant les cas, routées par e-mail, par fax ou par impression en fonction des éléments présents dans la page (adresse e-mail, numéro de fax, désignation de l’imprimante).

La comptabilisation automatique des factures fournisseurs

Le logiciel FORMLAD-G lit les données de vos factures fournisseurs de manière automatique. La génération d’écritures comptables se fait à partir des données présentes dans les factures fournisseurs (directement depuis la facture PDF ou via un OCR). Les données peuvent être intégrées dans votre logiciel de comptabilité ou dans votre ERP.

La gestion électronique des factures fournisseurs et le workflow de bon à payer

Le traitement manuel des factures fournisseurs génère des pertes temps et l’entreprise risque de ne pas respecter les délais de paiement légaux de paiement. Ce qui peut engendrer des pénalités. Le logiciel FORMVISUALL permet d’automatiser les choses pour optimiser et fiabiliser la gestion des bons à payer :

  • L’archive électronique de la facture sert de support aux différents traitements d’indexation
  • Le workflow d’approbation permet de créer des circuits de paiement et donc de déployer un système de “bon à payer” .

Le traitement en masse des factures fournisseurs

Pour optimiser davantage le traitement des factures fournisseurs FORMVISUALL et ses modules permettent le traitement en masse des factures fournisseurs :

  • Numérisation et archivage automatique
  • Indexation automatique multicritères
  • Capture des données de la facture (avec le détail par article) pour intégration des données dans votre comptabilité fournisseurs